Werkkostenregeling per 1 januari 2011

Nieuwe werkkostenregeling: wat u moet weten voor 1 januari 2011

Per 1 januari 2011 wordt een nieuwe regeling ingevoerd: de werkkostenregeling. Door deze regeling kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon (de 'vrije ruimte') besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen.

Waarom kiezen voor de werkkostenregeling?

U bent niet verplicht gebruik te maken van de werkkostenregeling. Tot en met 2013 mag u ook de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen blijven gebruiken. Maar de werkkostenregeling heeft een aantal voordelen:

· U kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken.

· U hoeft de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in uw loonadministratie te registreren.

· U hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: u krijgt meer vrijheid.

· U waardeert loon in natura tegen de factuurwaarde. U hoeft de factuur dan alleen in uw financiële administratie te boeken en niet ook in uw loonadministratie.

Binnen de werkkostenregeling kunt u nog steeds belast loon omzetten in een vrije vergoeding of verstrekking volgens he t cafetariasysteem.

De werkkostenregeling gaat in per 1 januari 2011.

Voor 2011, 2012 en 2013 kiest u of u dat jaar nog de bestaande regels v oor vrije vergoedingen en verstrekkingen wilt blijven gebruiken of de werkkostenregeling. Werkgevers die in de loop van een jaar starten, kunnen bij het begin van hun inhoudingsplicht kiezen. Welke keuze u maakt, blijkt uit uw administratie: u past de regels van de werkkostenreg eling toe of u behandelt de vergoeding of verstrekking als loon van de werknemer. U hoeft deze keuze niet bij de Belastingdienst te melden. Begin 2013 wordt het percentage van 1,4% voor de vrije ruimte geëvalueerd. Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.

Werkkostenregeling gunstig of niet?

U kunt berekenen of het in uw omstandigheden gunstig is de werkkostenregeling te gebruiken of de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Als u gewend bent om naast de kosten die straks gerichte vrijstellingen worden, veel andere kosten van uw werknemers te vergoeden, dan biedt de werkkostenregeling u weinig speelruim te. Van belang bij uw berekening is ook dat bepaalde eindheffingen die u nu betaalt, vervallen en opgaan in de werkkostenregeling. Dat zijn:

· de eindheffing voor bezwaarlijk te individualiseren loon

· de eindheffing voor loon met een bestemmingskarakter, met uitzondering van toeslagen op grond van de Wet uitkeringen vervolgingsslachtoffers 1940 - 1945 en de Wet uitkeringen burgeroorlogsslachtoffers 1940 - 1945

· de eindheffing voor geschenken in natura

· de eindheffing voor bovenmatige kostenvergoedingen en verstrekkingen

Voorbeeld

Nu al nadenken over arbeidsvoorwaardenbeleid

Om een goede keuze te kunnen maken tussen de werkkostenregeling en de bestaande regels, moet u nu al nadenken over uw arbeidsvoorwaardenbeleid vanaf 2011. U kunt inschatten hoeveel vrije ruimte u in 2011 hebt en of dit voldoende financiële ruimte biedt voor het beleid dat u wilt voeren. Als u voor de werkkostenregeling kiest, zult u hiervoor ook uw administratie moeten inrichten.

Als u voor de werkkostenregeling kiest

Als u ervoor kiest om in 2011 de werkkostenregeling te gebruiken, is het volgende van belang:

· U kunt elk jaar opnieuw kiezen.

· Veel bestaande afspraken met de Belastingdienst vervallen.

· U moet uw administratie aanpassen.

· U wilt misschien uw arbeidsvoorwaarden of cao aanpassen.

Elk jaar opnieuw kiezen

Als u in 2011 de werkkostenregeling gebruikt, betekent dat niet automatisch dat u dat in 2012 en 2013 ook moet doen. U kunt in 2012 of 2013 weer kiezen voor de huidige regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.

Bestaande afspraken vervallen

Als u voor de werkkostenregeling kiest, blijven alleen de afspraken met de Belastingdienst gelden over vergoedingen en verstrekkingen die binnen de werkkostenregeling gerichte vrijstellingen zijn. Alle andere afspraken met de Belastingdienst over vrije vergoedingen en verstrekkingen vervallen. U kunt deze afspraken wel weer gebruiken als u in 2012 of 2013 weer overstapt op de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen.

Administratie aanpassen

Als u voor de werkkostenregeling kiest, moet u uw administratie aanpassen. Bijvoorbeeld:

· U moet het cumulatieve bedrag van de vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte weten om te kunnen beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. Dit cumulatieve bedrag moet u uit uw financiële administratie kunnen halen. Staat in de financiële administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet u de btw alsnog toevoegen.

· U moet het cumulatieve bedrag in uw financiële administratie kunnen koppelen aan het fiscale loon in uw loonadministratie om te toetsen of u binnen uw vrije ruimte blijft.

Overleg met ondernemingsraad en vakbonden

Voordat u voor de werkkostenregeling kiest, moet u misschien overleggen met uw ondernemingsraad en de vakbonden over uw arbeidsvoorwaardenbeleid.

Als u niet voor de werkkostenregeling kiest

Als u niet voor de werkkostenregeling kiest, maar de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen wilt blijven gebruiken, is het volgende van belang:

· U kunt elk jaar opnieuw kiezen (zie hierboven).

· De bestaande afspraken met de Belastingdienst blijven gelden (zie hierboven,  maar dan blijven de afspraken wel van toepassing).

· Er geldt een nieuw maximumbedrag voor incidentele personeelsvoorzieningen.

Maximumbedrag incidentele personeelsvoorzieningen

Voor incidentele personeelsvoorzieningen, zoals personeelsfeesten en -reizen, geldt een maximale vrijstelling van € 454 per werk nemer per jaar. U moet dan per werknemer bijhouden van welke personeelsvoorzieningen hij gebruikmaakt. Het moet gaan om incidentele personeelsvoorzieningen met een gezamenlijk karakter waarbij de deelname openstaat voor minimaal 75% van de werknemers of voor minimaal 75% van de werknemers die behoren tot een organisatorische of functionele eenheid (bijvoorbeeld een afdeling).

Bron: Belastingdienst

Lees hier verder over de werkkostenregeling.