Hoe anoniementarief te voorkomen?
Voordat een werknemer bij u begint, moet u al een aantal verplichtingen zijn nagekomen. Deze houden verband met de identificatie van de werknemer.

Hiermee voorkomt u het risico op naheffingsaanslagen en toepassing van het anoniementarief. Als werkgever bent u verplicht uiterlijk een dag vóór aanvang van de werkzaamheden de identiteit van een werknemer vast te stellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Dit houdt wel iets meer in dan alleen beoordelen of de foto overeenkomt met de persoon die voor u staat. U moet namelijk tevens beoordelen of het identiteitsbewijs wel echt en geldig is. Het identiteitsbewijs moet op het moment van identificeren geldig zijn. Als het tijdens de dienstbetrekking verloopt, hoeft u niet opnieuw een kopie te maken en te bewaren. Uw werknemers zijn bovendien verplicht zich op de werkplek te kunnen identificeren als de inspecteur komt controleren. Hoewel de werkgever voor de identificatie van werknemers geen rijbewijs mag gebruiken, is het werknemers wel toegestaan om zich aan de inspecteur op de werkplek te identificeren met behulp van een rijbewijs. 

Afwijkingen
Let echter op, de eerste kopie die u heeft gemaakt moet u te allen tijde bewaren! U moet overigens alle bladzijden met informatie kopiëren, zoals de persoonlijkheidskenmerken, de handtekening, de stempels maar ook de bladzijden met foto’s van de kinderen. Van een werkgever wordt bovendien verwacht dat hij ook de valsheid van een identiteitsbewijs constateert als er sprake is van een ‘in het oog springende afwijking’. Een voorbeeld is dat in het paspoort is te zien dat op de foto rechtsboven de hoofdletters ‘NL’ ontbreken of dat de foto scheef is afgeknipt en kennelijk naderhand is aangebracht op de identiteitskaart. Let ook op het aantal, de volgorde en de nummering van de bladzijden. De bladzijden mogen niet loszitten, niet zijn geplakt en moeten hetzelfde documentnummer hebben. Check ook altijd of de handtekening van het identiteitsbewijs overeenkomt met die in het arbeidscontract.

Let op!
Een rijbewijs is in het kader van het vaststellen van de identiteit van de werknemer geen geldig identiteitsbewijs. Betreft het een werknemer van buiten de EU/EER en Zwitserland dan moet de werknemer tevens over een geldig verblijfsdocument beschikken. De werkgever moet dan een tewerkstellingsvergunning aanvragen. Deze documenten moeten ook in loonadministratie worden bewaard.

NAW-gegevens
Een kopie van het identiteitsbewijs is niet voldoende voor de administratie. U moet ook de persoonlijke gegevens (laten) vastleggen van een werknemer. Vóór 2007 gebeurde dit door middel van de loonbelastingverklaring. Op dat formulier moest de werknemer zijn naam, adres, woonplaats (NAW-gegevens) en burgerservicenummer (voorheen sofinummer) invullen en dit vóór de eerste loonbetaling ondertekend aan de werkgever overhandigen. Van belang was dat de werkgever de gegevens op de loonbelastingverklaring controleerde, bijvoorbeeld door te kijken of deze overeenkwamen met de gegevens op het identiteitsbewijs. Vanaf 2007 is de loonbelastingverklaring komen te vervallen. Let echter op, de gegevens moeten wel op een andere wijze worden bewaard. Hierin bent u vrij met als enige voorwaarde dat de vastlegging schriftelijk en gedagtekend is. Loonbelastingverklaringen die zijn afgegeven vóór 2007 blijven hun belang houden. Gooi deze dus niet weg!

Tip
De Belastingdienst heeft een voorbeeldformulier opgesteld dat u als werkgever kunt gebruiken voor het vastleggen van de persoonlijke gegevens van de werknemer. Als een werknemer wenst dat u als werkgever de heffingskorting toepast moet hij dit ook schriftelijk en gedagtekend verzoeken.

Sanctie
Voldoet u niet aan een van de voorgaande verplichtingen dan u moet het loon van de betreffende werknemer belasten tegen een tarief van 52% (het zogenoemde anoniementarief). U mag geen rekening houden met de loonheffingskorting en voor de premies werknemersverzekeringen mag u geen rekening houden met het maximumpremieloon en de franchise. Voor de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw mag u geen rekening houden met het maximumbijdrageloon. U moet er rekening mee houden dat de Belastingdienst streng de regels hanteert als het gaat om de identificatieplicht. In het verleden was de Belastingdienst nog vrij coulant en kon de werkgever ook achteraf de identiteitsbewijzen nog overleggen. Momenteel is herstel achteraf doorgaans niet meer mogelijk, zero tolerance dus. Kunt u op het moment van een looncontrole geen kopie identiteitsbewijs overleggen dan wordt zonder meer het anoniementarief toegepast. Ditzelfde geldt voor de afwezigheid van loonbelastingverklaringen dan wel de schriftelijk vastgelegde persoonlijke gegevens.

Tip
Bewaar de loonbelastingverklaringen (met ingang van 1 januari 2007 de schriftelijke vastlegging van de persoonlijke gegevens van de werknemer) en de kopieën van de identiteitsbewijzen vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd!

EDM
Het anoniementarief is per 1 januari 2008 uitgebreid door invoering van de zogenoemde ‘zesmaandenfictie’. Voor iedere nieuwe werknemer moet u een eerstedagsmelding (EDM) doen. Doet u dit niet, te laat, onjuist of onvolledig of is de werknemer niet in de loonadministratie opgenomen, dan kan de inspecteur bij een controle het standpunt innemen dat de betreffende werknemer wordt geacht al zes maanden bij u in dienst te zijn. U heeft dan wel de mogelijkheid om het tegendeel te bewijzen, maar dan moet u dus aantonen dat de werknemer korter dan zes maanden in dienstbetrekking was. Het laten zien van een arbeidscontract is hiervoor onvoldoende. Kunt u niet aantonen dat een werknemer korter in dienst is, dan zal een naheffingsaanslag worden opgelegd met toepassing van het anoniementarief. Daarnaast geldt het reguliere boeteregime. De zesmaandenfictie geldt overigens ook voor de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

Advies
Houdt u zich als werkgever goed aan verplichtingen op het gebied van de identificatie. Bewaar kopieën van het identiteitsbewijs goed in uw loonadministratie, leg de persoonlijke gegevens van uw werknemers vast en zorg dat u voor een nieuwe werknemer op tijd een EDM doet. Gebeurt dit niet dan zal de Belastingdienst fors toeslaan met naheffingsaanslagen waarbij het anoniementarief wordt toegepast en daarnaast de daarbij behorende boetes. Voorkom toepassing van de zesmaandenfictie en meld nieuwe werknemers in alle gevallen al vóór aanvang van de werkzaamheden aan.

Bron: De SalarisAdviseur